第一章 总则
第一条 为加强医院会务（活动）规范化管理，充分发挥会务（活动）积极作用，合理有效利用会议室资源，确保各类会议（活动）正常召开、举办，特制定本办法。
第二条 会务（活动）要按照“谁主办、谁负责”原则，紧紧围绕医院党委、行政部署和中心工作，遵循务实、高效、精简、节约的原则，从严控制、统筹安排各类会议（活动），认真做好会前准备、会议保障及会后整理工作。
第三条 本办法适用于各级各类会议（活动）。
第二章 会议（活动）管理
第四条 师市总医院党委会、书记专题会、院长办公会、院务会（院周会）等由党政办统筹安排。
第五条 实行会议（活动）提前报备制度，须提前3天填写会议（活动）报备表，并经党政办及相关领导审核批准后方可执行。未按规定履行会议（活动）提前报备制度的，不予安排会议室。如遇上级部门、领导到师市总医院考察调研等临时性工作安排，由对接部门提出会议（活动）需求，准备会议材料，时间紧张的可口头报备党政办，事后补办报备手续。
第六条 会议（活动）发起部门要提前拟定会议（活动）通知，明确时间、地点、主持人、参会人员、服装要求等，提前准备好会议（活动）所需全套材料，与报备表一并报送党政办审核。如需领导讲话（发言），发言材料由会议（活动）发起部门提前准备，报请讲话（发言）领导审核；主要领导讲话（发言）报经党政办审核。
第七条 为便于各部门、科室安排工作，除需部署紧急性工作外，每周星期一、星期六、星期天原则上不安排全院性或师市医共体大会。
第八条 会议（活动）坚持集中统一的原则，提倡线上会议。能合并的会议尽量合并召开，工作安排部署可用通知、电话等形式，原则上不召开会议专门安排。
第九条 原则上每周星期三为医院培训日，主要用于业务、技能培训，其他时间不再举行培训，培训方式优先采用线上培训，确需集中培训的按照报备制度批准后执行；每周星期四为会议日，主要用于召开院务会（院周会）、领导小组会议、委员会等小范围会议，其他时间不再安排会议。
第十条 各部门、科室召开的工作业务会议或部门（科室）之间召开的联席会议，不得随意扩大参会范围。以师市总医院名义召开的全院性大会或师市医共体大会，须报请主要领导同意。部门、科室要求以师市总医院名义召开的会议，除突发性紧急事项外，必须严格履行报批制度。议事协调机构（各领导小组、委员会）一般不召开全院性、师市医共体会议，如需召开，必须严格履行报批制度。
第十一条 由部门、科室召开的会议，除全局性、综合性或有特殊要求的全院性、师市医共体重要会议外，一般不邀请医院领导出席，确需院领导出席的，按照“谁分管、谁出席”的原则，由分管院领导出席。由分管院领导召集的会议，一般不邀请医院主要领导出席。
第十二条 同一时期召开的多个会议如都要求同一部门负责人或同一院领导参加的，由会议召集科室进行统筹协调。
第十三条 各级各类会议要大力倡导精简高效的原则，要尽量开短会、讲短话，压缩会议时间，提高会议效率。一般性会议要求会议时间控制在30分钟以内，全院性、师市医共体大会控制在60分钟以内，学术研讨会、职工代表大会、双先表彰会、集中培训会议控制在120分钟以内。除综合性工作报告以外，领导讲话时间原则上控制在10分钟以内，代表发言控制在3分钟以内。
第十四条 坚持节俭办会。医院一般性会议（活动）一律不悬挂标语横幅、不摆放花草，不制作背景板，不摆放宣传展板等。严格控制会议、活动纸质材料印刷数量，非必需资料不打印、复印。工作会议不安排礼仪。
第十五条 严格执行疫情防控各项要求，严控会议（活动）规模，尽量减少举办50人及以上的会议、聚集活动。
第三章 会议（活动）纪律
第十六条 严格会议请假制度，参会人员应按照会议通知要求参会，不得无故缺席和请人代会。确因特殊情况不能参会的应提前3小时向会议发起部门、科室请假。请假、休假、调休人员原则上不安排参加会议。
第十七条 严格会议签到制度，参会人员必须提前进入会场（一般提前15分钟），履行签到手续，否则视为缺席。
第十八条 严格遵守会场纪律，参会人员要按时参加会议，不得无故迟到早退，因特殊情况，不能按时到达会场或需提前离会的，应及时向会议（活动）发起部门、科室说明原因并请假。会议期间，自觉维护会场秩序，手机保持关机或者静音状态，不得在会场内接打电话，不得随意进出，不得长时间滞留会场外或办理与会议无关的事项。
第十九条 严格执行着装要求，除会议明确要求着正装（着西装、系领带、党员佩戴党徽等）外，未明确要求的参会人员着装要大方得体，保持干净整洁，不得穿奇装异服。
第四章 会议室使用管理
第二十条 本管理办法所指的会议室主要包括：4号楼2楼多功能厅会议室、6号楼3楼党委会议室、6号楼3楼综合会议室。各部门、科室使用本部门、科室内部场地或会议室召开会议（活动）且无主要领导参加时不用报备，其他情况严格执行报备制度。各级各类会议（活动）能安排小会议室的不安排大会议室，尽量隔位就坐，多功能厅原则上安排50人至100人的会议。
第二十一条 会议室是专门用于召开会议、培训、学术报告、组织活动、研讨工作等的场所，未经允许，不得用作其他用途。
第二十二条 会议室采取分工管理，党政办主要负责会议室所有资产的管理和使用登记、调度及音响设备的调试，网络信息管理办公室负责会议室网络视频设施设备保障及维护。未经允许，其他科室不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
第二十三条 视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备（投影仪、电视机、显示器）、音响设备等组成。
第五章 会议（活动）保障
第二十四条 会议（活动）发起部门、科室需要提前布置会议室，主要包括：打扫卫生、摆放桌椅、摆放桌签、设备调试（音箱、网络视频）、打印会议材料等。视频会议，设备调试需提前两个小时进行，对音频、视频、网络、麦克风、电脑等设施设备进行认真调试，并填写测试表，确保各类设备设施正常运行。
第二十五条 会议（活动）现场保障由专人负责。大型会议必须设置音响设备保障岗、网络视频系统保障岗、茶水供应岗、影像记录岗、机动岗，各岗位实行AB岗制度。其中，音响设备保障岗、影像记录岗由党政办指派专人负责；网络视频系统保障岗由后勤服务管理中心指派专人负责；茶水供应岗、机动岗由会议（活动）发起部门、科室指派专人负责。
第二十六条 各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室环境卫生。
第二十七条 会议（活动）结束后，使用部门要及时整理，关闭投影仪、空调等设施设备，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。因会议需要调整桌椅摆放位置，在会后由使用部门将桌椅板凳及时归位，如果不熟悉视频会议系统及音响设备关闭流程的，联系党政办处理，不允许私自关闭。
第六章 处罚
第二十八条 会议（活动）发起部门、科室要详细记录会场情况，会议结束后要向党政办反映会场情况，需要通报的情况由党政办根据《新疆生产建设兵团第三师总医院工作人员管理办法》作出综合处理决定，并进行通报情况、督促整改。
第二十九条 各职能部门根据自身工作职责，对各类会议（活动）整体情况进行监督指导，包括院感、作风、会议决定等情况。
第三十条 对未按要求组织会议，超规格、超标准开展活动等情形，予以通报批评；对不遵守会议纪律，影响会场秩序的，予以约谈提醒、通报批评。
第七章 附则
第三十一条 本办法自下发之日起执行。
第三十二条 本办法由党政办负责解释。
