为做好人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地服务于全院人员，制订本制度。

一、人事档案管理范围

（一）专业技术人员；

（二）管理干部；

（三）工人；

（四）自动离职职工和死亡、退休、离休、退职、辞职职工。

二、人事档案管理部门职责

（一）保管人事档案。

（二）收集、鉴别和归档人事档案材料。

（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递。

（四）做好人事档案的安全、保密和保护工作。

（五）调查研究人事档案工作特点和规律，逐步实现档案管理工作规范化、科学化、现代化。

三、档案材料的收集、鉴别和归档

（一）保障收集渠道畅通，向有关部门及时收集应归档的材料。

（二）根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并及时将这些材料补充进干部档案。

（三）凡收集归档的材料，均应按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号，2009年7 月）进行整理立卷。归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确，手续完备。凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定须经本人见面包括 组织鉴定、审查结论、处分决定、评议考核等材料的，一般应由本人签字，本人见面后未 签字的由组织注明。盖章或签字后方能归入干部档案。

（四）不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。

（五）不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

四、档案的查阅和借阅

（一）组织委派查阅档案的人员必须是中共党员干部（需二人以上），查阅人员要填写

《人事档案查借阅审批表》，严格办理审批手续后才能查阅，并在档案室内阅看。外单位查

阅须凭组织或人事部门的介绍信，并办理审批手续后方能查阅。

（二）查阅档案时，查阅者应对档案的保密、安全和完整负责，必须严格遵守保密制 度和查阅档案规定，只能查阅需要的内容。严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案料。 查阅者不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。

（三）未经批准不得复制档案材料，确因工作需要摘抄、复制档案内容的，必须至主 管负责人审批。摘抄、复制的材料由人力资源中心认可盖章，使用人员要保管好，不得传给无关人员，用毕要立即销毁。

（四）档案一般不外借。如确实需要借出使用时，要说明理由，经人力资源中心负责 人批准，并经过档案管理人员严格履行登记手续，限期归还。借用的档案，必须保证绝对 安全，要严格保密，妥善保存，不得擅自转借他人，不得交无关人员和本人翻阅，用毕及 时归还。

（五）对有关部门查借档案后，在送还档案时，要对被查（借）的干部人事档案进行 核对检查，核对档案有无涂改和缺少材料，核对无误后方可入库存档。

（六）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。一般情况下，下级不得查阅上级领导的档案。

（七）查阅档案时，不准吸烟、喝水，防止档案材料污染受损。

五、档案的转递

（一）因工作调动或辞职时，档案管理部门应及时将档案转出。

（二）转出档案前，档案管理人员应严格按照规定将转出的档案整理装订成卷，不得扣留材料或分批转出，必须保证档案材料完整齐全。

（三）在转递档案时，档案人员必须按照统一规定的“人事档案转递通知单”的项目进行详细登记，严密包封签章后，市内转递通过机要交通或派专人送取，市外、省外与按 机要件挂号投递，不准平信邮寄或本人自带。

（四）转出的档案，收档单位逾期一个月未退回档案转递通知单回执的，应由负责人事档案工作的人员及时催问情况，催回回执，以防丢失。

（五）转进的档案，档案管理人员要按照档案材料的目录清点验收。经核对无误后，在回执单上签名盖章，寄回档案转出单位。

六、人事档案的安全、保密和保护

（一）人事档案应根据安全保密、便于查找的原则进行严密、科学、规范的保管。档案保管人员要自觉保守机密，严防失密泄密，确保员工档案的安全。

（二）要经常检查档案室的防火、防潮、防蛙、防盗、防晒、防高温等设施和安全措 施。保持室内的清洁、卫生和适宜的温、湿度。

（三）根据档案管理的要求，设置的档案库室、阅档室和办公室“两室分开”，非档案人员不得随便进入档案室。

（四）对所保管的档案，每年全面检查核对档案一次，发现问题及时解决。

（五）严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，视情节轻重予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》的要依法 处理。

七、人事档案的提供利用

（一）办理工作人员考核、考察、表彰、任免、调动、治丧等工作。

（二）落实政策，解决福利待遇审批等有关工作。

（三）确定参加工作时间、入党时间、出生日期、学历、职务、职称、级别、工资等工作。

（四）入党、入团、出国政审，复查或甄别历史遗留问题及违法、违纪等组织处理工作。

（五）因辞职、辞退、自动离职等离开医院后，另就业不办理转档手续的，不为其出 具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（不含国家安全、公安、监察等部门）。

（六）因子女及亲属入党、入团、入学、参军，参加工作等进行政审，一般不提供其父母和亲属的档案。

八、人事档案管理人员素质要求

（一）坚持四项基本原则，认真学习党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。

（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为医院管理工作服务。

（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。

（四）坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

九、附则

本制度由师市总医院人力资源中心负责解释。